Deel I – Inleiding

1. Dit externe privacy- en cookiestatement (hierna: “Statement”) wordt gebruikt door Freelancers United B.V.
2. Freelancers United B.V. heeft zich gevestigd in Amsterdam op het adres Fred. Roeskestraat 115, 1076EE en bereikbaar via [email protected]
3. Dit statement heeft twee hoofddoelen: ten eerste, het uitleggen van hoe en waarom Freelancers United persoonsgegevens verwerkt, wat verwijst naar alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Ten tweede, het verstrekken van informatie over het gebruik van cookies en vergelijkbare methoden op de website www.freelancersunited.nl (hierna genoemd de “Website”). Freelancers United is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit statement, tenzij anders vermeld.
4. In dit Statement worden begrippen gebruikt om het volgende aan te duiden:
4.1. Werkgever: Een entiteit waarmee de relatie wordt aangegaan, vaak Freelancers United voor de personen die door Freelancers United worden bemiddeld, of de opdrachtgever van Freelancers United in het geval van bemiddeling of werving en selectie.
4.2. Derden “Opdrachtgever”: een bedrijf waar Freelancers United B.V. een bemiddeling tot stand brengt.
4.3. Persoon: degene in kwestie waarmee Freelancers United B.V. een specifieke overeenkomst is aangegaan.

Deel II – Persoonsgegevens

4. Freelancers United B.V. verwerkt en gebruikt de persoonsgegevens ten behoeve van:
5.1. Communicatie en bemiddeling van persoon bij (potentiële) opdrachtgevers van Freelancers United B.V.
5.2. Sollicitatieprocedure bij Derden of Freelancers United B.V.
5.3. Werkzaamheden binnen Freelancers United B.V. of bij Derden
5.4. Contractuele afspraken en facturatie met Freelancers United
B.V. of bij Derden
5. Met persoonsgegevens wordt o.a. bedoelt:
• Voor- en achternaam;
• Adresgegevens;
• Nationaliteit;
• Geboortedatum- en plaats;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Facturatiegegevens;
• CV, werkervaring en opleidingen;
• Arbeidsvoorwaarden zoals gewenste startdatum, salaris
en aantal uren;
• Gegevens over jouw beschikbaarheid;
• Communicatie tussen persoon en opdrachtgever;
• Overige persoonsgegevens, afhankelijk van de relatie met
Freelancers United B.V., zoals KVK-nummer of kopie paspoort worden verwerkt in contracten richting Derden.
6. Het is mogelijk dat je tijdens communicatie met Freelancers United B.V. andere persoonsgegevens hebt verstrekt. Freelancers United maakt onderscheid tussen de volgende categorieën van persoonsgegevens die worden verstrekt:
6.1. Persoonsgegevens die je naast de reguliere persoonsgegevens aan Freelancers United verstrekt om de overeenkomst met jou of de opdrachtgever uit te voeren.
6.2. Persoonsgegevens die Freelancers United afleidt uit jouw interactie met de Website, evenals andere vormen van contact of communicatie met Freelancers United B.V.
Deel III -Gegevensbronnen
7. Over het algemeen verstrekt u zelf uw persoonsgegevens aan Freelancers United B.V., met uitzondering van de volgende situaties:
7.1. Wanneer Freelancers United B.V. persoonsgegevens ontvangt van een Opdrachtgever, zodat Freelancers United B.V. de overeenkomst met deze opdrachtgever kan nakomen.
7.2. Wanneer Freelancers United B.V. persoonsgegevens ontvangt van een andere organisatie.

Deel IV – Grondslagen

8. Freelancers United B.V. verzamelt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
8.1. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om een overeenkomst tussen u en de werkgever of opdrachtgever uit te voeren.
8.2. Freelancers United B.V. heeft als commerciële onderneming een gerechtvaardigd belang om haar diensten aan te bieden en personen te bemiddelen, tenzij uw belangen, grondrechten en/of fundamentele vrijheden zwaarder wegen dan het belang van Freelancers United B.V.
8.3. Om contact met u op te kunnen nemen en uw toestemming vast te leggen, is het legitiem dat Freelancers United B.V. u (tijdelijk) opneemt in de database.
8.4. Indien nodig zal Freelancers United B.V. u om extra toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Deel V – Doeleinden

9. Freelancers United B.V. verwerkt persoonsgegevens zodat:
9.1. Freelancers United B.V. de overeenkomst met u en uw werkgever
of opdrachtgever kan uitvoeren, zoals bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met Freelancers United B.V. en de overeenkomsten met de opdrachtgevers van Freelancers United B.V.
9.2. Freelancers United B.V. kan marketingactiviteiten uitvoeren, zoals het informeren over diensten, evenementen, netwerkvragen, vacatures en carrièrekansen bij Freelancers United B.V. via nieuwsbrieven en e-mails, evenals het meten van de effectiviteit van deze marketingactiviteiten.
9.3. Freelancers United B.V. kan u aanbiedingen doen en deze beter afstemmen op uw wensen en kwaliteiten.
9.4. Freelancers United B.V. kan uw beschikbaarheid en vaardigheden beoordelen, mogelijk gebruikmakend van bijvoorbeeld testresultaten en referentiechecks.
9.5. Freelancers United B.V. kan relevante informatie administreren om een relatie met u aan te gaan en te onderhouden.
9.6. Er kunnen opdrachten met opdrachtgevers worden vastgelegd, onderhouden en nagekomen volgens overeenkomsten.
9.7. Kwaliteitsdoeleinden, zoals certificering, kunnen worden nagestreefd.
9.8. Freelancers United B.V. kan voldoen aan wet- en regelgeving bij het aangaan van een arbeidsrelatie, inclusief, maar niet beperkt tot, identificatie, arbeidswetgeving, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, fraudebestrijding, en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Deel VI – Dataretentie

10. Freelancers United B.V. bewaart de verzamelde persoonsgegevens nooit langer dan nodig en zorgt ervoor dat dit altijd het oorspronkelijke doel voor het verzamelen van de gegevens dient.
11. Persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan de in deel 7 – Bewaartermijnen beschreven situaties en termijnen, tenzij er voor Freelancers United B.V. een wettelijke verplichting -bijvoorbeeld om fiscale redenen – geldt om persoonsgegevens langer te bewaren, of wanneer jij toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens langer te bewaren.

Deel VII – Bewaartermijnen

12. Situatie 1: Je staat bij Freelancers United B.V. ingeschreven
Freelancers United B.V. bewaart jouw persoonsgegevens tot 1 jaar na het laatste contact met jou en zal deze hierna verwijderen. Natuurlijk hoopt Freelancers United B.V. dat je onderdeel blijft van de Freelancers United HOOP. Daarom zal Freelancers United B.V. je op tijd op de hoogte stellen van het verwijderen van jouw persoonsgegevens. Uitschrijven kan op ieder moment door een e-mail te sturen naar [email protected], of via de uitschrijfknop die je jaarlijks in een herinneringsmail van Freelancers United B.V. ontvangt. Als je je uitschrijft, verwijdert Freelancers United B.V. al jouw persoonsgegevens, tenzij de persoonsgegevens wettelijk verplicht zijn om te bewaren op basis van wet- en regelgeving.
13. Situatie 2: Je bent een contactpersoon van een opdrachtgever
Als contactpersoon ben je met zeer beperkte gegevens aanwezig in onze database, namelijk naam, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer. We hanteren geen bewaartermijn voor deze contactinformatie, maar het is natuurlijk altijd mogelijk om je uit onze database te verwijderen. Uitschrijven kan op ieder moment door een mail te sturen naar [email protected]
14. Situatie 3: Je werkt bij Freelancers United B.V.
Als je bij Freelancers United B.V. werkt, is het niet mogelijk om jouw persoonsgegevens uit de database te verwijderen. Freelancers United B.V. heeft jouw persoonsgegevens nodig om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan werkgevers zijn gebonden.
15. Situatie 4: Je hebt bij Freelancers United B.V. gewerkt
Als je bij Freelancers United B.V. hebt gewerkt en uit dienst bent gegaan, hanteert Freelancers United B.V. een bewaartermijn van 7 jaar in overeenstemming met de wet- en regelgeving. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan (voormalige) werkgevers zijn gebonden.

Deel VIII – Ontvangers en doorgiften

16. Freelancers United B.V. geeft mogelijk persoonsgegevens door aan Derden, oftewel ontvangers, wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden zoals beschreven in artikel 5. Hieronder volgt een specificatie van die doeleinden waarbij derde partijen gegevens ontvangen.
16.1. Organisatie van bemiddeling: Om de bemiddeling te organiseren, versterkt Freelancers United B.V. informatie tussen Persoon en (potentiële) opdrachtgevers.
16.2. Assessments: In bepaalde gevallen worden er assessments in de vorm van capaciteiten- en drijfverentesten ingezet tijdens het sollicitatieproces. Om dit mogelijk te maken, verstrekt Freelancers United B.V. NAW- en e-mailgegevens aan een Opdrachtgever.
16.3. Salarisbetaling: Om je salaris te kunnen betalen, maakt Freelancers United B.V. gebruik van een salarisadministratiekantoor en verstrekt de benodigde NAW- gegevens en bankgegevens.
16.4. Vervoer: Indien er sprake is van een leaseauto, verstrekt Freelancers United B.V. de benodigde NAW, telefoon- en e- mailgegevens aan de leasemaatschappij om jou een leaseauto te kunnen leveren. Als er sprake is van een OV-abonnement, verstrekt Freelancers United B.V. de NAW, telefoon- en e- mailgegevens aan de betreffende vervoerder om jou dit abonnement te kunnen leveren.
16.5. Organisatie van sollicitatiegesprekken: Om sollicitatiegesprekken voor jou te organiseren, verstrekt Freelancers United B.V. cv- informatie aan geselecteerde potentiële opdrachtgevers.
16.6. Werkomgeving: In bepaalde gevallen verstrekken Freelancers United B.V. of Opdrachtgever een laptop en een werkaccount. Om dit mogelijk te maken, verstrekt Freelancers United B.V. NAW-, telefoon- en e-mailgegevens aan de opdrachtgever.
16.7. Inleenovereenkomst: wanneer er benodigdheden in bruikleen worden genomen door de desbetreffende Persoon, worden de persoonsgegevens gedeeld met Derden wanneer nodig.
Derde partijen aan wie gegevens verstrekt worden ten behoeve van de hier bovengenoemde doeleinden hebben te allen tijde de verplichting om zich aan dezelfde bewaartermijnen, garanties en rechten te houden zoals vermeld in dit statement.
17. Mogelijke ontvangers van persoonsgegevens zijn:
17.1. Zakelijke relaties, opdrachtgevers en opdrachtnemers van Freelancers United B.V.;
17.2. Aanbieders van tools om het gebruik van de website te analyseren;
18. Naast de ontvangers beschreven in deel VIII – Ontvangers en Doorgiften, is het mogelijk dat Freelancers United B.V. persoonsgegevens ter beschikking stelt of ontsluit in de volgende gevallen:
18.1. Wanneer Freelancers United B.V. wordt betrokken in de aankoop van een onderneming of verkoop van de eigen onderneming worden persoonsgegevens mogelijk verstrekt aan de potentiële verkoper of koper, met inachtneming van dit Statement.
18.2. Wanneer Freelancers United B.V. onvoorziene omstandigheden en op basis van een wettelijke verplichting persoonsgegevens moet verstrekken of om het Statement, de algemene voorwaarden of de overeenkomst met jou, de werkgever of opdrachtgever uit te voeren.
19. Freelancers United B.V. geeft persoonsgegevens niet door aan landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.

Deel IX – Beveiliging

20.Freelancers United B.V. hecht veel waarde aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens. Er zijn passende maatregelen en waarborgen getroffen die voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om persoonsgegevens veilig op te slaan. Naast een up-to-date virusbeveiliging maakt Freelancers United B.V. gebruik van Single Sign-On (SSO), waarbij interne medewerkers vanuit één punt worden aangemeld en afgemeld om ongeoorloofde toegang te voorkomen. Daarnaast is de toegang tot persoonsgegevens afgestemd op de verschillende rollen binnen Freelancers United B.V.

Deel X – Rechten

21. Volgens de AVG is de Persoon afhankelijk van de situatie en onder bepaalde voorwaarden, de volgende rechten om controle te houden over jouw persoonsgegevens:
21.1. Inzage in persoonsgegevens: Je hebt altijd het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die Freelancers United B.V. van jou verwerkt.
21.2. Verzoek om rectificatie van persoonsgegevens: Je kunt verzoeken om wijzigingen aan te brengen in je persoonsgegevens.
21.3. Verzoek om persoonsgegevens te verwijderen: Je kunt verzoeken om je persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
21.4. Verzoek om beperking van de verwerking van persoonsgegevens: Je kunt verzoeken om minder gegevens te laten verwerken.
21.5. Bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens.
21.6. Dataportabiliteit: Je hebt het recht om je persoonsgegevens
over te laten dragen aan een andere partij.
21.7. Indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit,
zoals de Autoriteit Persoonsgegevens.
21.8. Intrekken van toestemming zonder afbreuk te doen aan de
rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
22.Bij de uitoefening van deze rechten kan het voorkomen dat Freelancers United B.V. specifieke aanvullende informatie vraagt. Deze aanvullende informatie wordt verwerkt met als doel de in artikel 17 beschreven rechten uit te oefenen.

Deel XI – Vragen

23.Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Freelancers United B.V. en voor verzoeken met betrekking tot jouw persoonsgegevens zoals bedoeld kun je contact opnemen met Freelancers United B.V. via [email protected]